Verantwortliche Stelle und Kontakt

RS Tunes · Manseifen 25, 57290 Neunkirchen, Deutschland

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher für die über dieses Portal in eigener Verantwortung erbrachten Leistungen ist das oben genannte Unternehmen. Die dort angegebene E-Mail-Adresse ist zugleich der Kontakt für Datenschutzanfragen. Soweit gesetzlich ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist, werden dessen Kontaktdaten zusätzlich bekannt gegeben.

Bei Dienstleistungen über ein Partner- oder Whitelabel-Portal richtet sich die datenschutzrechtliche Verantwortung nach der tatsächlich vereinbarten Aufgaben- und Rollenverteilung. Weitere Verantwortliche, gemeinsam Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter werden gegebenenfalls in ergänzenden, instanzbezogenen Informationen benannt.

2. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Je nach Funktion verarbeiten wir Angaben zum Unternehmen und zu Ansprechpartnern (beispielsweise Name, Firma, Rechnungsanschrift, Land, USt-IdNr., E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer), Kontodaten (Benutzerkennung, verschlüsseltes Passwort beziehungsweise Passwortprüfwert, Rollen, Berechtigungen, Einstellungen und Anmeldeereignisse) sowie Vertrags-, Bestell-, Credit- und Rechnungsdaten.

Bei Fileservices, Datei- und Analyseaufträgen können Fahrzeugmarke, Modell, Motorisierung, Steuergerät, Identifikationsmerkmale, Dateinamen, Original- und Bearbeitungsdateien, technische Metadaten, Arbeitsstände, Freigaben sowie Upload- und Downloadnachweise anfallen. Fahrzeug- und Steuergerätedaten können im Einzelfall einer natürlichen Person zugeordnet werden.

Bei Support, Chat, Tickets und Bewertungen verarbeiten wir die übermittelten Texte, Anhänge, Bearbeitungsstände, gegebenenfalls die Sternebewertung und die beteiligten Benutzerkennungen. Beim Aufruf entstehen außerdem technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressourcen, Browser-/Geräteinformationen sowie Sicherheitsereignisse. Nicht jede Datenart fällt bei jeder Nutzung an.

Die Daten stammen grundsätzlich von Ihnen beziehungsweise Ihren im Portal berechtigten Personen, aus Ihren Aufträgen und Dateien, aus technischen Nutzungsvorgängen sowie – soweit für den Auftrag erforderlich – von einem beteiligten Zahlungs- oder Fachanbieter. Wenn ein Geschäftspartner Angaben zu anderen Personen übermittelt, muss er diese hierzu befugt haben und gegebenenfalls eigene Informationspflichten beachten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten für Registrierung, Zugang, Auftragsannahme, Fileservice, technische Dateibearbeitung, Support, Bereitstellung vereinbarter Funktionen und vertragsbezogene Mitteilungen erforderliche Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Bei Ansprechpartnern und Beschäftigten unserer Geschäftskunden erfolgt die erforderliche Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Durchführung und Betreuung der geschäftlichen Zusammenarbeit.

Für Rechnungsstellung, steuerliche Prüfung und gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten gilt insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit zur Abwehr von Missbrauch, zum Nachweis von Vorgängen, zur Systemsicherheit, Fehlersuche, Zugriffskontrolle oder zur Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in einem sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren Portalbetrieb sowie dem Schutz unserer Rechte und der Rechte unserer Kunden.

Für optionale Verarbeitungen, die eine wirksame Einwilligung erfordern, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; bei Zugriffen auf das Endgerät ist gegebenenfalls zusätzlich § 25 TDDDG maßgeblich. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Die Bereitstellung der zur Einrichtung eines Kontos, Durchführung eines Auftrags oder Rechnungsstellung notwendigen Angaben ist vertraglich oder gesetzlich erforderlich. Ohne diese Informationen können die betreffenden Leistungen gegebenenfalls nicht angeboten oder abgerechnet werden. Freiwillige Angaben und optionale Funktionen sind als solche gekennzeichnet.

4. Hosting, technische Zugriffe und Systemsicherheit

Für die Bereitstellung des Portals werden Webserver, Datenbanken, Sitzungsspeicher, Warteschlangen, Backups und gegebenenfalls externe Infrastruktur- und Sicherheitsdienstleister eingesetzt. Dabei werden technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Ihre konkrete Anbieterzuordnung und die tatsächlichen Speicherstandorte hängen von der jeweiligen Installation ab.

Wir nutzen Anmelde- und Berechtigungskontrollen, lokale Anfragebegrenzungen und ein Honeypot-Feld zum Schutz vor automatisierten Zugriffen. Sicherheits- und Auditprotokolle können Benutzerkennungen, Zugriffszeitpunkte und technische Ereignisse enthalten. Umfang und Dauer unterscheiden sich je nach Protokollart.

5. Registrierung, Anmeldung und Benutzerkonten

Zur Einrichtung und Verwaltung geschäftlicher Benutzerkonten benötigen wir unter anderem Kontakt- und Kontodaten, Berechtigungen sowie die für eine Rechnung erforderlichen Angaben. Wir verwenden Sitzungsinformationen, Passwort- beziehungsweise Wiederherstellungsverfahren und – falls ausgewählt – eine Funktion zum angemeldet Bleiben. E-Mail-Verifizierung kann abhängig von der Portaleinstellung verpflichtend sein.

Die Anmeldung, relevante Kontobewegungen und sicherheitsbezogene Änderungen können zu Nachweis- und Schutzwecken protokolliert werden. Berechtigte Administratoren und Mitarbeitende erhalten im erforderlichen Umfang Zugriff; technische Benutzerrollen begrenzen den Zugriff entsprechend der jeweiligen Aufgabe.

6. Fileservices, Fahrzeugdateien und fachliche Bearbeitung

Für angeforderte ECU-/TCU-Dateidienstleistungen, Analysen, Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsvorgänge, technische Auswertungen sowie zusätzliche Änderungen verarbeiten wir die vom Kunden bereitgestellten Dateien und Fahrzeugangaben zusammen mit Vorgangsstatus, Bearbeitungsentscheidungen und den zugeordneten Benutzerinformationen.

Je nach tatsächlich aktivierter und für den Vorgang benötigter Funktion werden technische Inhalte oder Metadaten an fachliche Schnittstellen übermittelt, beispielsweise AutoTuner, SuiteTune/AutoPatcher, Mappack-Dienste, ECU-Analyser, Suite ECU Recon oder EVC. Nicht jede Schnittstelle ist bei jedem Auftrag aktiv oder ein eigenständiger externer Empfänger. Ob ein Dienst auf eigener Infrastruktur oder bei einem Dritten betrieben wird, wird für die konkrete Installation geprüft.

Die Beauftragung eines Fileservices ist nicht automatisch eine gesonderte Einwilligung in jede denkbare externe Übermittlung. Die jeweils erforderliche fachliche Verarbeitung stützt sich auf die für den konkreten Vorgang einschlägige Rechtsgrundlage; zusätzliche freiwillige Funktionen werden getrennt behandelt.

7. Bestellungen, Zahlungen und Buchhaltung

Für Kaufvorgänge, Credits, Abonnements, Auftragsabrechnung, Zahlungskontrolle, Erstattungen und Forderungsbearbeitung verarbeiten wir Rechnungsanschrift, Leistungs- und Bestelldaten, Beträge, Steuerinformationen, Zahlungsstatus, Providerreferenzen und gegebenenfalls Belege.

Abhängig von den im jeweiligen Portal angebotenen und ausgewählten Zahlungsarten können insbesondere Stripe und PayPal Zahlungsdaten in eigener datenschutzrechtlicher Rolle verarbeiten. Zahlungsdaten werden im notwendigen Umfang an den gewählten Dienst übergeben; die Portalbetreiber erhalten insbesondere Status- und Transaktionsinformationen. Die konkreten Zahlungsfelder und Datenschutzinformationen des Anbieters sind bei dessen Bezahlvorgang zu beachten.

Rechnungen können intern oder – soweit in der Instanz aktiviert – über Lexware/Lexoffice verarbeitet werden. Im Rahmen einer notwendigen USt-IdNr.-Prüfung kann die EU-Prüfschnittstelle VIES verwendet werden. Welche Dienste tatsächlich eingesetzt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Abrechnungsart und Konfiguration. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleiben auch nach Kontoschließung bestehen.

8. E-Mail, Portalmeldungen, Support und Echtzeitfunktionen

Wir versenden erforderliche Nachrichten zu Konto, Aufträgen, Tickets, Statusänderungen oder Rechnungen über die eingerichtete E-Mail-Infrastruktur und zeigen Benachrichtigungen im Portal an. Dabei werden Empfängeradresse, Versandzeitpunkt und die erforderlichen Nachrichteninhalte verarbeitet. E-Mails können abhängig vom Vorgang personenbezogene Informationen enthalten.

Für Statusaktualisierungen, interne Chats und Benachrichtigungen können authentifizierte Echtzeitverbindungen über die konfigurierte Infrastruktur eingesetzt werden. Freiwillige Desktop-Benachrichtigungen erfordern zusätzlich die Freigabe im Portal und die Berechtigung des Browsers; sie können deaktiviert werden.

9. Adressprüfung

Rechnungs- und Profildaten werden im aktuellen Portalcode lokal auf erforderliche Felder und Formate geprüft. Eine solche Plausibilitätsprüfung bestätigt weder die Existenz einer Anschrift noch deren Zustellbarkeit.

10. Cookies, lokale Speicherung und optionale Inhalte

Das Portal verwendet notwendige Sitzungs- und Sicherheitsmechanismen, insbesondere Session- und CSRF-Schutz, sowie gegebenenfalls einen Merken-der-Anmeldung-Cookie. Außerdem kann eine Bestätigung des Cookiehinweises gespeichert werden. Diese Funktionen dienen der Bereitstellung, Anmeldung und Sicherheit des ausdrücklich genutzten Portals.

Eine Oberfläche zur Verwaltung freiwilliger Funktionen kann eine Entscheidung einschließlich Widerruf, Kategorie, Version, Zeitpunkt und technischen Zuordnungsmerkmalen dokumentieren.

Ein externer Fahrzeugkonfigurator oder andere externe Medien werden im Portal nur geladen, wenn die Funktion von der verantwortlichen Stelle freigegeben wurde und die erforderliche aktuelle Nutzerentscheidung vorliegt. Beim Laden können die Anbieter der externen Inhalte insbesondere IP-Adresse, Browserdaten und aufgerufene Inhalte erhalten. Eine auf einer fremden Website eingebettete Portal- oder Konfiguratorfunktion unterliegt zusätzlich den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Seitenbetreibers.

11. Bewertungen und Veröffentlichungen

Kundenbewertungen werden im Zusammenhang mit einem Vorgang verarbeitet. Mit dem Absenden stehen Sternebewertung und eingegebener Kommentar direkt für die öffentliche Anzeige im Bewertungsticker und in eingebetteten Bewertungsansichten bereit. Das gilt auch für bereits vorhandene Bewertungen; eine zusätzliche Anforderung oder redaktionelle Freigabe ist nicht vorgesehen. Sterneinformationen werden außerdem für Bewertungszahlen, Durchschnittswerte und strukturierte Bewertungsdaten verwendet.

Als Autorenbezeichnung erscheint ein automatisch erzeugtes, innerhalb des Portals gleichbleibendes Pseudonym. Der Kontoname, Fahrzeugangaben aus dem Vorgang und das Bewertungsdatum werden nicht ausgegeben. Der Kommentar wird als Text veröffentlicht und kann selbst personenbezogene Angaben enthalten; ein Pseudonym macht solche Freitexte nicht automatisch anonym. Die interne Zuordnung zum Kunden und Vorgang bleibt im zugriffsgeschützten Portal.

12. Partner- und Whitelabel-Portale

Die Software kann auf getrennten Kunden- und Partnerinstallationen betrieben werden. Bei einer solchen Installation bestimmt die tatsächliche Vertragsbeziehung, wer Verantwortlicher, gemeinsamer Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter ist. Eine ausschließliche Auftragsverarbeitung durch den technischen Portalbetreiber kann nicht allein aus dem Begriff Whitelabel abgeleitet werden.

Für die Trennung von Daten sind insbesondere eigenständige Datenbank-, Datei-, Cache-, Session- und Warteschlangenkonfigurationen sowie passende Zugriffsrechte erforderlich. Eine Instanzkennung allein garantiert diese Trennung nicht. Administrativer und technischer Supportzugriff erfolgt nur bei entsprechender Berechtigung und Zweckbindung; etwaige Supportübernahmen werden beschränkt und nachvollziehbar protokolliert.

13. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger personenbezogener Daten können, soweit tatsächlich erforderlich, Infrastruktur- und Hostinganbieter, E-Mail-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, Buchhaltungsanbieter, technische Fahrzeugdaten- und Lizenzdienstleister sowie zur Vertraulichkeit verpflichtete berechtigte Mitarbeitende und vertraglich eingebundene Auftragsverarbeiter sein. Behörden erhalten Daten nur, wenn eine entsprechende rechtliche Pflicht besteht.

Nicht alle im Quellcode vorgesehenen Anbieter sind in jeder Portalinstanz aktiviert. Anbieteridentität, Verarbeitungssitz, Unterauftragsverarbeiter und tatsächliche Datenkategorien müssen deshalb anhand der wirksamen Serverkonfiguration und abgeschlossenen Verträge instanzbezogen dokumentiert werden.

Eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann abhängig vom eingesetzten Anbieter und dessen Unterauftragnehmern vorkommen. Soweit eine solche Übermittlung stattfindet, ist die dafür erforderliche Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO zu prüfen und anzugeben, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien. Informationen und gegebenenfalls Kopien der maßgeblichen Garantien können über den Datenschutzkontakt angefordert werden. Eine pauschale Beschränkung sämtlicher Anbieter auf die EU wird nicht zugesichert.

14. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur, solange sie für die genannten Zwecke erforderlich sind, eine gesetzliche Pflicht besteht oder berechtigte Ansprüche beziehungsweise erforderliche Nachweise eine begrenzte weitere Speicherung rechtfertigen. Nach Wegfall des Zwecks werden Daten nach den anwendbaren Löschregeln gelöscht oder – soweit möglich und erforderlich – anonymisiert beziehungsweise gesperrt.

Für steuerliche und handelsrechtliche Unterlagen gelten je nach Dokumentenart insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre Aufbewahrung ab dem gesetzlich bestimmten Fristbeginn (§ 147 AO und gegebenenfalls § 257 HGB). Buchungsbelege unterliegen grundsätzlich acht Jahren; für andere Unterlagen können sechs oder zehn Jahre gelten. Gesetzliche Sonderfälle und laufende Verfahren bleiben vorbehalten.

Für neue, minimierte Anwendungs-Diagnoseprotokolle sieht der aktuelle Code grundsätzlich eine 14-tägige Rotation vor, sofern keine begründete Beweissicherung greift. Für Downloadnachweise sind technische Bereinigungsfunktionen mit einem Prüfwert von 30 Tagen vorhanden, deren produktive Ausführung einer Freigabe bedarf. Sicherheitsereignisse, fachliche Audits, historische Rohlogs, Auftragsdateien, Chats, Supportvorgänge und Einwilligungsnachweise unterliegen unterschiedlichen, im Betrieb noch zu bestätigenden Fristen. Die frühere pauschale Aussage von bis zu 24 Monaten für sämtliche Logs trifft so nicht zu.

Zusätzliche verschlüsselte Dateibackups sind in der neuen Konfiguration standardmäßig deaktiviert; bestehende Betriebs- oder Altbackups können unabhängig hiervon vorhanden sein. Deren Zugriff, Fristen, Wiederherstellung und Umgang mit Löschaufträgen sind gesondert zu regeln. Die Beantragung einer Kontolöschung kann den Zugang sofort sperren, ersetzt aber nicht die Prüfung gesetzlich aufzubewahrender Dokumente und bereits gespeicherter Dateien.

15. Betroffenenrechte und Widerruf

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Sie können nach Art. 21 DSGVO der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Sofern personenbezogene Daten zum Zwecke von Direktwerbung verarbeitet würden, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Datenschutzanfragen können an den oben genannten Kontakt und, soweit zugänglich, über das datenschutzbeschränkte Ticketsystem gerichtet werden. Zur Verhinderung einer unbefugten Herausgabe kann eine angemessene Identitätsprüfung notwendig sein.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Für eine verantwortliche Stelle mit Sitz in Nordrhein-Westfalen kommt insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) in Betracht.

16. Automatisierte Verarbeitung und Entscheidungen

Das Portal verwendet automatisierte Verarbeitungsschritte etwa zur Zuordnung technischer Dateiinformationen, zur Statusberechnung, zur Erkennung von Fehlern, zur Sicherung von Aufträgen und zur Überprüfung von Zahlungsvorgängen. Nach dem derzeit dokumentierten Funktionsstand findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO).

17. Änderungen dieser Informationen

Wir passen diese Datenschutzinformationen an, wenn sich tatsächlich verwendete Funktionen, Empfänger, Rechtsgrundlagen oder gesetzliche Anforderungen ändern. Maßgeblich sind die für die jeweilige Instanz nach Prüfung freigegebene Fassung, ihre angezeigte Version und das Veröffentlichungsdatum.